13 tips til at finde de dygtige freelancere – og få gode løsninger

Af Carsten Bjerregaard, grundlægger af Marketingcapacity.dk 

Du kan med fordel supplere dit faste team med freelance kræfter. Du får flere kompetencer til rådighed, og du får en fleksibel kapacitet, du kan skalere i forhold til typen og mængden af jeres opgaver. Gjort rigtigt kan du oven i købet få betydeligt mere arbejde for pengene i forhold til, hvis du bruger et bureau. Her er mine tips til, hvordan du finder de bedste freelancere og arbejder optimalt sammen med dem.

Trenden er tydelig i hele verden. Flere virksomheder bruger freelance kompetencer, og de lægger en større del af arbejdet ud til freelancere. Ikke mindst inden for marketing, hvor specialiseringen er taget til. Mange etablerer et fleksibelt setup med tekstforfattere, grafikere, digitale projektledere, SEO-specialister, Social Media konsulenter, E-mail/automation specialister, illustratorer etc.

Jeg har arbejdet sammen med freelancere gennem mere end 20 år. Først som medejer af et reklamebureau, hvor vi ofte supplerede vores stab med freelancere, og nu som grundlægger af Marketingcapacity.dk, der hjælper virksomheder med at finde de rigtige freelancere. Min erfaring er, at man som virksomhed kan få meget for pengene, hvis man agerer hensigtsmæssigt. Her er mine tips.

1) Tegn et billede af den ideelle person, I søger efter

Et godt samarbejde starter allerede, inden parterne finder hinanden. Principielt skal I definere den rolle, i ønsker besat. Hvilke opgaver er det, personen skal løse? Sammen med hvilke kolleger og i hvilket team? Et godt sted at starte er med at sætte nogle ord på den person, man gerne vil have, hvis den person findes.

Det er et område, jeg ofte bruger kalorier på, når jeg hjælper virksomheder med at finde freelancere. Det er næsten som i filmbranchen: Casting er alt. Jo bedre behov og kompetencer passer sammen, jo større er chancen for succes. En grafiker er ikke bare en grafiker. Der kan være stor forskel på spidskompetencer, erfaringer og interesser.

2) Se flere kandidater an

Den første er ikke nødvendigvis den bedste. Hos Marketingcapacity.dk finder vi næsten altid 3 egnede kandidater, som er screenede, udvalgte og forhånds-interviewede. Så de virksomheder, der skal bruge freelance kompetencer, har nogle kvalificerede profiler at vælge mellem.

Fordi der som nævnt kan være forskel på freelancers kompetencer, erfaring og personlighed. Og disse forskelle træder især frem, når man sammenligner flere kandidater direkte. Så tal så vidt muligt med flere freelancere – og vælg så den, der passer bedst til jer.

3) Giv gerne freelanceren en plads

Det kan være en god idé at tilbyde freelanceren en plads, som han/hun kan bruge, når vedkommende løser opgaver for jer. Ja, hvis I har plads nok, så kan I jo tilbyde en fast plads, som freelanceren kan bruge frit. Det har sikkert større værdi for jer, end de omkostninger, det medfører. Fysisk nærvær giver nogle fordele i samarbejdet, som gavner begge parter:

• Freelanceren får en fornemmelse af jeres kultur
• Dine briefinger får resonans, når freelanceren for eksempel møder jeres medarbejdere eller ser jeres produkter
• Det bliver nemmere for jer at sætte nye opgaver i gang
• Det bliver nemmere for freelanceren at stille spørgsmål og få yderligere viden
• Du får en undervejs en bedre føling med, hvordan og hvor effektivt freelanceren arbejder

Det er ikke en forudsætning for et godt samarbejde, at freelanceren sidder hos jer. Men det kan afgjort forbedre processerne – navnlig i starten af samarbejdet.

4) Sælg når du briefer

Det er nemt at forfalde til rutinen, når man briefer på nye opgaver. Men for at få hjerteblod og ekstra kreativitet med i løsningen vil jeg anbefale dig at sælge dine briefinger. At gøre opgaven interessant og vigtig. Alle arbejder bedre, hvis de er begejstrede for opgaven.

Jo mere freelancere elsker din virksomhed, dit produkt og din service, jo bedre markedsføring vil de skabe for dig. For de vil gøre det med god samvittighed, og de vil gøre det med glæde. Så lad endelig din egen begejstring og entusiasme komme til udtryk. Det vil kun gøre de bedre.

5) Tænk i faste samarbejder og giv dig god tid I starten

Man vil altid skulle investere i at bringe folk up to speed. Uanset om det er faste medarbejdere eller freelancere. De skal lære din virksomhed at kende, de skal forstå produkterne, kulturen og brandets personlighed. Derfor er der grund til:

• At tage sig tid til at gøre det grundigt
• At holde fast på de gode kræfter, man har om bord

Selv om det er freelancere, som du ikke har brug for på fuld tid, så hold fast i dem, der er dygtige. Så du kan bygge videre på det fundament af viden og erfaring, I allerede har skabt sammen.

Start med at briefe grundigt på første opgave. Følg processen tæt, vær forberedt på misforståelse og døm ikke for tidligt. Se på eventuelle fejl som en naturlig del af en læreproces. Og vær så vidt muligt åben for forslag, også selv om de strider imod; ”Det plejer vi ikke”.

6) Lav aftaler om, hvordan I styrer tiden

Folk har det forskelligt med processen. Nogle vil bare gerne have en briefing og en dato, hvor de skal levere et stykke arbejde. Andre har det bedre med en proces, hvor de viser noget undervejs, så de sammen med kunden kan korrigere retningen. Så tal om, hvordan I bedst kan tilrettelægge samarbejdet. I har jo en fælles interesse i, at det bliver så godt som muligt.

NB! Selv om det ofte er et akut behov, der får dig til at finde en freelancer, så pas på med at starte samarbejdet med ’en haster’. Dels fordi du måske får en løsning, der på grund af tidspres er mindre god.

Dels fordi omstændighederne har det med at blive glemt, så freelancerens arbejde bliver bedømt urimeligt hårdt, til trods for at freelanceren faktisk prøvede at gøre jer en tjeneste ved at arbejde ekstra hurtigt. Gør i stedet dig selv den tjeneste, at du bevidst venter med at danne dig en ’mening’ til efter, at de første 3-5 opgaver er løst.

7) Lad freelanceren rette, når der skal rettes

Det kan ikke siges tydeligt nok. Undgå selv at rette i kreativt arbejde. Lad være med selv at skrive i et tekstoplæg. Lad være med at tegne et logoforslag om. Lad være. Også selv om du måske mener, at det kan spare tid. Af flere grunde:

• Du får ikke freelancerens forslag til en bedre løsning – i forhold til dine ønsker og indvendinger
• Freelanceren lærer ikke noget, som han/hun kan bruge næste gang
• Jo mere du gør det, jo mindre ansvar føler freelanceren
• Du får ikke freelanceren til ærligt at kritisere dine rettelser

Den rigtige måde at rette f.eks. en tekst på, er at du skriver dine kommentarer og ønsker (i forhold til det konkrete tekstforslag) ned for dig selv. Du kan f.eks. sige: ”I afsnit 2 står der, at man selv kan vælge farven, men det er ikke rigtigt, vi har 15 farver”. På et møde gennemgår du så teksten med tekstforfatteren, hvor du fortæller, hvad dit problem med forslaget er. UDEN SELV AT SKRIVE DET OM.

Fidusen ved denne metode er, at du får sagt, hvad problemet er, eller hvad du gerne vil have. Så lærer freelanceren noget om jer og dine ønsker, som vedkommende kan bruge i fremtidige opgaver. Hvis du selv skriver det om, ved freelanceren ikke, hvorfor det er blevet lavet om. Og så vil du få samme problem igen på et senere tidspunkt.

Så selv om det tager lidt længere tid på den korte bane, vil det spare tid, penge og ærgrelser i det lange løb. Og det er endda ikke det vigtigste. Det vigtigste er, at hvis du selv går ind og retter i den konkrete løsning, tager du ansvar og motivation fra freelanceren. I grelle tilfælde ender det med, at freelanceren bare afleverer ’et eller andet, for kunden skriver det alligevel om selv’. Det kan ingen være tilfredse med. Det er i din egen interesse, at freelanceren føler, at hans arbejde er vigtigt.

8) Dygtige folk går derhen, hvor de bliver behandlet med respekt

Dygtige freelancere har ofte masser af arbejde, og mange kunder vil gerne købe deres ydelser. Så det er i lige så høj grad dem, der vælger, hvem de vil arbejde for, som det er deres kunder, der vælger dem. Der er balance i samarbejdet, og så kommer respekt ind i billedet.

Opgaver og penge er naturligvis udgangspunkter for samarbejdet. Men vil du tiltrække og fastholde dygtige folk – også freelancere – er det næsten vigtigere, at de føler sig respekterede. At de får rimelige tidsfrister, at der bliver lyttet til deres faglighed.

Og et vigtigt ord i den sammenhæng er: Hvorfor. Hvis f.eks. en freelancer har knoklet for at nå en deadline, og projektet bliver flyttet, er det godt at give en forklaring. Lige som det er klogt at sige, hvorfor der skal rettes i et forslag.

Freelancere vil som alle andre gå ekstra meter for folk, der behandler dem med menneskelig og faglig respekt.

9) Sørg for at freelanceren altid føler et medansvar

Sat på spidsen er det idéelle samarbejde, et samarbejde hvor freelanceren:

• Er klædt godt på med information til at løse opgaven
• Har tid til at løse opgaven
• Har rum til at sige sin mening og stille ‘dumme’ spørgsmål
• Får tilbagemeldinger, så vedkommende selv retter i sit eget arbejde

Lykkes det at etablere dette samarbejde, vil freelanceren reelt påtage sig et medansvar for at levere det bedst mulige resultat. En freelancer udtrykte det engang sådan: ”Der er ingen undskyldninger for ikke at lave godt arbejde for denne kunde. Kunden er fair, han giver gode briefinger og viser respekt for mine forslag.” Det var en klog kunde.

10) Hold styr på projekter og økonomi

Selv godt samarbejde kan komme under pres, hvis man går fejl af hinanden omkring økonomi. Derfor er der grund til at holde styr på projekter og forventninger undervejs.

Hos Marketingcapacity.dk er processen sådan, at vores kandidater opgiver deres timeforbrug hver fredag. Så der er 100% transparens i forhold til, hvad der bliver lavet, hvor mange timer, der bliver brugt på givne opgaver etc. Så man kan undgå, at projekter bevæger sig i den forkerte retning.

Når du arbejder med freelancere, vil jeg råde dig til:

• Sørg for at få uge-opgørelser
• Når du starter større projekter op, så spørg freelanceren om et estimeret timeantal
• Accepter, at det er et interval, og at det pr. definition er umuligt på forhånd at sige, præcis hvor lang tid et stykke arbejde vil tage

Jo mere specificeret opgaven er, jo mere præcist rammer et estimat som regel. Så definer dine ønsker så meget, som det er muligt på det givne tidspunkt. Der skal ikke laves ’nogle opslag på SoMe’, der skal laves ’10 opslag á 100 ord og med et billede på Facebook hver måned’. For nu blot at tage et banalt eksempel.

11) Betal til tiden

Hvis du skaber de rigtige rammer for freelancere, vil de elske at arbejde for din virksomhed. Du vil få det bedste freelancerne kan yde, fordi de har hjertet og samvittigheden med i arbejdet. Men penge er stadig en del af ligningen. Så selv om penge ikke i sig selv motiverer din freelancer, kan de komme til at demotivere din freelancer. Nemlig hvis freelanceren skal rykke for at få dem.

De færreste freelancere har en økonomiafdeling, der kan rykke for betaling. De må gøre det selv. Og for mange freelancere vil det være akavet, hvis de skal skrive eller ringe til en kunde for at få deres penge. Så undgå at sætte dig selv og freelanceren i den situation. For en virksomhed er 60 dages kredit måske naturligt, for en selvstændig kan det være svært.

At betale regninger til tiden er en billig måde at skabe tilfredshed på. Hos Marketingcapacity.dk betaler vi freelancerens arbejde senest 14 dage efter udgangen af en måned. Også selv om virksomheden, der bruger freelanceren, måske har længere betalingsfrister.

12) Tal om, hvor meget arbejde der er optimalt for begge parter

Et godt samarbejde fører ofte til, at man lægger mere arbejde ud til freelanceren. Til gavn og glæde for begge parter. Men det kan også føre til et dilemma. For selv om freelanceren er glad for at få flere opgaver, har freelanceren måske også en interesse i at have flere kunder for dermed at sprede sin risiko. (Typisk har freelancere 2-5 faste kunder og ad-hoc opgaver).

Hvis freelanceren stille og roligt lukker ned for andre kunder, og kun arbejder for dig, er han mere sårbar, end godt er. For så vil han skulle starte forfra med at opbygge sin forretning, den dag, I af en eller anden grund stopper samarbejdet.

Derfor kan man ikke nødvendigvis gå ud fra, at ’jo flere timer, man køber, jo bedre’. For det binder freelanceren. Og det samme gælder for prisen. Det er måske naturligt at tænke, at ”vi lægger flere timer, og derfor vil vi have en lavere timepris”. Men pas på, for på den måde risikerer man, at freelanceren finder andre at arbejde sammen med. Hvor timerne passer og hyren er bedre. Som altid er det de dygtigste, der trækker sig først.

Mit råd er; tal med din freelancer om, hvorvidt opgavemængden er passende. Freelanceren vil respektere dig for at tage det op. Så I kan sørge for, at I begge har det godt i samarbejdet.

Vær opmærksom på, at en freelancer også kan modtage opkald fra andre kunder, mens han er hos jer. Det kan være akavet for begge parter, men jo mere naturligt, du kan håndtere det, jo mere tilfreds en freelancer har du med at gøre. Ingen kan lide at gøre noget i smug, så vis din freelancer, at du respekterer hans andre kunder.

13) Nogle gange må man bare have hinanden på fuld tid

Ind imellem er der så solidt grundlag for et samarbejde, at en fastansættelse kan komme på tale. Mit estimat er, at ca. 1/3 af alle freelancere gerne ville have et fuldtidsjob, hvis der var ét, der passede dem. Og hos Marketingcapacity.dk formidler vi jævnligt fastansættelser, når en freelancer og en virksomhed er ’meant to be’. Når arbejdsmængden bare er vokset og vokset, så freelanceren reelt arbejder fuld tid – eller tæt på – for virksomheden.

Så mange var ordene. Følger du disse råd, har du en stor chance for at skabe et frugtbart samarbejde med freelancere.

God fornøjelse!